Des matinées pour les premiers rendez-vous, des après-midis pour les suivis

Beaucoup d'équipes organisent leur semaine par blocs. Les matinées accueillent les premiers rendez-vous, plus longs, et les après-midis les suivis. Dans un atelier, les diagnostics passent avant les interventions. Dans un centre de formation, les sessions d'une journée ne se mélangent pas aux entretiens courts. Cette organisation tient tant que c'est l'équipe qui place chaque rendez-vous. La réservation en ligne doit donc la respecter, elle aussi.

My Simply Agenda vous permet de réserver des créneaux à un type de rendez-vous. Chaque plage que vous ouvrez sur un agenda indique les prestations, c'est-à-dire les types de rendez-vous que vous proposez, qui pourront y être réservées en ligne. C'est l'option « Prestations affectées » de la disponibilité. Vos clients réservent en autonomie, dans le cadre que vous avez fixé.

Chaque plage dit ce qui peut s'y réserver en ligne

Une disponibilité est une plage horaire ouverte sur un agenda. Elle porte la liste des prestations réservables sur ce créneau. Au moins une prestation doit être cochée : sans elle, la disponibilité ne peut pas être enregistrée.

Ce choix détermine ce que le client pourra réserver sur cette plage, et rien d'autre. Si vos matinées ne portent que la prestation de premier rendez-vous, un client qui cherche un suivi ne verra aucun créneau le matin. Il verra uniquement ceux de l'après-midi.

Bon à savoir : la durée de la prestation doit tenir dans la plage. Un rendez-vous d'une heure sur des disponibilités de trente minutes ne trouvera jamais de place, et aucun créneau ne sera proposé au client pour cette prestation.

Trois façons d'utiliser vos plages horaires

Le passage de la première à la deuxième ligne dépend d'un seul réglage de la disponibilité, l'option « Disponible sur le web ». Décochée, la plage ne disparaît pas : elle continue d'indiquer à l'équipe où poser les rendez-vous, mais aucun client ne peut y réserver.

Des plages superposées qui ne créent pas de places en plus

Rien n'interdit de faire se chevaucher deux ou trois disponibilités sur un même agenda, avec des prestations identiques ou différentes. Prenons une activité qui propose des formats courts et un format à la journée. Vous ouvrez une plage de huit heures à midi, une autre de quatorze à dix-huit heures, et une troisième de huit à dix-huit heures qui porte la prestation de journée entière.

Les trois coexistent sans se contredire. Dès qu'un client réserve la prestation de journée, le temps est pris : les créneaux des deux autres plages cessent d'être proposés, puisque les heures qu'elles couvraient sont occupées. C'est le rendez-vous qui consomme le temps, pas la disponibilité.

Les plages superposées décrivent donc des façons différentes d'utiliser les mêmes heures. Elles ne multiplient jamais les places.

Ce que voient l'équipe et les clients

Côté client : seulement les créneaux qui correspondent

Sur votre page de réservation en ligne, le client choisit d'abord sa prestation, puis un créneau. Il ne voit que les créneaux des plages publiées qui portent cette prestation. Les jours sans disponibilité sont grisés dans le calendrier.

Si vous le souhaitez, l'option « Afficher titre dispo au lieu de créneau au FO » remplace l'horaire par le titre que vous avez donné à la plage. Une salle de sport peut ainsi proposer « Cours collectif du matin » plutôt qu'une heure : le client choisit une offre, et non un horaire.

Côté équipe : un repère visuel, pas une contrainte

Sur le planning, chaque disponibilité dessine un aplat de couleur. La couleur se choisit plage par plage, ce qui permet de distinguer d'un coup d'oeil deux disponibilités superposées.

Les prestations affectées ne restreignent que la réservation en ligne. En interne, votre équipe peut poser n'importe quelle prestation sur n'importe quel créneau, à une condition : que la prestation soit rattachée à l'agenda. Elle peut aussi créer un rendez-vous en dehors de toute disponibilité, par exemple pour un client qui appelle avec une demande particulière.

Ce qu'il faut savoir avant d'organiser vos plages

• Une plage, un agenda : une disponibilité est créée pour un seul agenda. Pour ouvrir la même plage ailleurs, il faut la créer sur chaque agenda, ou la copier-coller.
• Modifier une plage ne déplace rien : réduire ou supprimer une disponibilité n'a aucun effet sur les rendez-vous déjà posés, et rien ne signale qu'un rendez-vous se retrouve hors de toute disponibilité. Un coup d'oeil au planning après chaque modification évite les surprises.
• Les repères internes comptent : le taux de remplissage du tableau de bord rapporte les rendez-vous à toutes les disponibilités créées, publiées ou non. Une plage gardée comme simple repère pèse autant qu'une plage ouverte en ligne.

Notre conseil : si l'indicateur de remplissage vous paraît bas, vérifiez d'abord la part de vos plages qui ne servent que de repère avant de conclure à un manque de clients.

Où se créent et se règlent les disponibilités

Les disponibilités se créent depuis le planning, en mode « Disponibilités », en traçant la plage voulue sur la grille. Les prestations affectées, la couleur, le titre et la publication en ligne se règlent dans la fiche qui s'ouvre alors. Une plage peut aussi se répéter chaque jour, chaque semaine, chaque mois ou chaque année, si les options de récurrence sont affichées dans les paramètres supplémentaires.

La gestion des disponibilités est ouverte à partir du rôle manager : un compte employé prend des rendez-vous mais ne crée pas de disponibilités. Le détail des rôles est présenté dans notre article sur les droits des utilisateurs sur les rendez-vous.

Questions fréquentes

Un client peut-il réserver en ligne une prestation qui n'est pas cochée sur la plage ?

Non. Sur un créneau donné, le client ne peut réserver que les prestations affectées à la disponibilité. Pour lui proposer une autre prestation, il faut l'ajouter à la plage ou ouvrir une autre plage qui la porte.

Mon équipe peut-elle placer un rendez-vous en dehors des plages prévues ?

Oui. Le planning n'est jamais bloqué par les disponibilités : l'équipe peut poser un rendez-vous hors de toute plage, ou une autre prestation que celles prévues, dès lors qu'elle est rattachée à l'agenda.

Faut-il un site internet pour proposer ces créneaux en ligne ?

Non. La page de réservation est fournie avec la plateforme, comme l'explique notre article sur la prise de rendez-vous sans site internet.

Une organisation que vos clients respectent d'eux-mêmes

En affectant des prestations à chaque plage, vous traduisez votre façon de travailler dans la réservation en ligne : les bons rendez-vous aux bons moments, sans renoncer à la souplesse dont l'équipe a besoin au quotidien. L'essai gratuit de trente jours, avec un accompagnement au paramétrage initial, permet de mettre en place cette organisation à votre rythme.

My Simply Agenda : vos plages horaires parlent pour vous.