Changer de logiciel de rendez-vous sans tout ressaisir

Au moment de changer de logiciel de rendez-vous, une question passe avant les autres : que deviennent les données accumulées depuis des années ? Le fichier clients est fourni, l'agenda est rempli sur plusieurs semaines, et l'idée de tout recopier à la main suffit souvent à repousser le projet. L'ancien outil reste alors en place, faute de mieux.

My Simply Agenda prévoit cette étape. Le « Module d'import » permet d'importer votre fichier clients, puis vos rendez-vous, à partir d'un fichier xlsx. Le « Module d'import ICalendar (ICS) » reprend de son côté les rendez-vous d'un agenda existant à partir d'un fichier .ics. Vous arrivez avec vos données, pas devant une page blanche.

Importer le fichier clients d'abord, les rendez-vous ensuite

Le module d'import propose deux imports distincts : l'un pour la base clients, l'autre pour la base de rendez-vous. L'ordre compte. Les rendez-vous se rattachent aux fiches clients, qui doivent donc exister avant qu'on les charge.

Pour chaque import, l'écran affiche le format attendu, colonne par colonne, avec une ligne d'exemple. Vous savez ainsi avant de commencer comment votre fichier doit se présenter. L'en-tête est obligatoire et doit correspondre exactement à celui indiqué.

Trois imports qui se complètent

Si votre ancien outil vous fournit un fichier xlsx, le module d'import couvre à la fois les clients et les rendez-vous. Si vous partez plutôt d'un calendrier, l'import ICS recrée les rendez-vous, et le fichier clients passe par le module d'import, en xlsx.

Préparer vos champs personnalisés avant de charger le fichier

Votre ancien outil conservait sans doute des informations propres à votre activité : un numéro de contrat, un secteur, une préférence de contact. Dans My Simply Agenda, la fiche client distingue deux familles de champs. Les champs système (civilité, nom, prénom, email, mobile, adresse, code postal, ville, entre autres) existent d'origine : vous décidez de les utiliser ou non, mais vous ne pouvez pas les renommer.

À côté, dix champs personnalisés, numérotés de #1 à #10, sont les vôtres : vous leur donnez un libellé, un type et un comportement. Ce nombre peut être étendu à la demande, en développement spécifique. Ils se configurent depuis l'écran Clients.

Sur l'écran d'import, les colonnes sur fond grenat correspondent à vos champs supplémentaires. Ils doivent être créés avant l'import : sinon, les données qu'ils portent sont ignorées.

Notre conseil : listez les colonnes de votre ancien fichier, rapprochez chacune d'un champ système ou d'un champ personnalisé, et créez ceux qui manquent avant de charger quoi que ce soit.

Sur le planning, les rendez-vous repris restent repérables

L'import ICS s'accompagne de trois réglages : l'agenda de destination, la couleur donnée aux rendez-vous importés et un préfixe ajouté à leur titre. La couleur et le préfixe ont une fonction précise : ils permettent de distinguer d'un coup d'œil ce qui vient de la reprise et ce qui a été saisi ensuite.

Prenons un atelier qui reprend le calendrier de son ancien outil. En choisissant une couleur dédiée et un préfixe comme « REPRISE », l'équipe sait immédiatement, pendant les premières semaines, quels rendez-vous vérifier, et les corriger si besoin.

Une ligne incohérente n'est pas importée

Le module d'import ne corrige pas les données à votre place. Une ligne qui comporte une donnée incohérente, une adresse email invalide par exemple, n'est pas importée. D'où l'intérêt de quelques vérifications simples.

• Avant l'import : relisez votre fichier, en particulier les adresses email, et assurez-vous que l'en-tête correspond exactement au format affiché.
• Pendant la préparation : créez les champs supplémentaires dont votre fichier a besoin.
• Après l'import : contrôlez le nombre de fiches créées et comparez-le à celui de votre fichier de départ.

Un fichier propre au départ, ce sont aussi des données de rendez-vous exploitables par la suite.

Bon à savoir : le module d'import et l'import ICS se trouvent tous deux dans l'écran Modules, où chaque vignette mène à l'écran du module concerné.

Questions fréquentes

Je pars d'un fichier .ics : comment reprendre aussi mes clients ?

Le fichier .ics sert uniquement à recréer les rendez-vous. Le fichier clients se reprend avec le module d'import, à partir d'un fichier xlsx.

Puis-je renommer le champ « Nom » pour qu'il corresponde à mon ancien fichier ?

Non, les champs système ne se renomment pas. C'est l'en-tête de votre fichier qui doit correspondre au format affiché par l'écran d'import, et vos informations propres trouvent leur place dans les champs personnalisés.

Que se passe-t-il si un champ n'a pas été créé avant l'import ?

Les données de la colonne correspondante sont ignorées. C'est pourquoi la création des champs vient avant le chargement du fichier.

Une reprise bien préparée tient en peu d'étapes : des champs créés à l'avance, un fichier vérifié, les clients avant les rendez-vous, et des rendez-vous importés que l'on reconnaît sur le planning. Vous démarrez avec votre clientèle et votre agenda déjà en place, et votre page de réservation est fournie avec la plateforme. Pour ce premier paramétrage, un accompagnement est prévu, avec un support gratuit pendant l'essai de trente jours comme après l'adhésion.

My Simply Agenda : un nouvel outil, et votre historique déjà à bord.