Des données qui s'accumulent sans qu'on y pense

Au fil des années, un agenda garde tout : des fiches clients inactives depuis longtemps, des rendez-vous passés avec nom, téléphone et email toujours lisibles, des pièces jointes oubliées au fond de la base.

Le RGPD pose pourtant un principe clair : une donnée personnelle ne se conserve pas plus longtemps que nécessaire (article 5, limitation de la conservation). Encore faut-il pouvoir l'appliquer sans y passer ses journées. C'est exactement le rôle du module RGPD de My Simply Agenda.

Un seul écran, six sections

Toutes vos règles de conservation se règlent sur un seul écran, réservé au super administrateur. Chaque section a son propre mode et sa propre durée.

Anonymiser ou supprimer

Anonymiser retire l'identité mais garde la donnée : le rendez-vous reste au planning et continue d'alimenter vos statistiques, sans qu'on puisse savoir qui l'occupait. Supprimer efface l'enregistrement, définitivement.

L'anonymisation est proposée pour les rendez-vous et les clients. Pour les documents, l'historique, les disponibilités et les sites, seule la suppression a du sens : un fichier ne se masque pas champ par champ, et un journal d'activité se garde entier ou pas du tout.

Vous décidez champ par champ

Anonymiser ne veut pas dire tout effacer. Pour chaque champ, vous choisissez son sort :

• Conserver : la valeur reste telle quelle.
• Anonyme : la valeur est remplacée par la mention « anonyme ».
• Vidé : le champ est effacé, le bon choix pour une date ou un nombre.

Vos champs personnalisés apparaissent aussi dans la liste, et tout nouveau champ est réglé sur Anonyme par défaut. Voici ce que devient une fiche inactive avec les réglages de notre démo :

La date, la prestation et le statut du rendez-vous, eux, ne bougent pas : vos statistiques ne perdent rien.

Automatique ou manuel

Chaque section se déclenche de l'une de deux façons :

• Automatique : vous fixez une durée, par exemple deux ans d'inactivité pour les clients. Une tâche s'exécute chaque jour et applique la règle, sans que vous ayez à y penser.
• Manuel : vous choisissez une période, puis vous cliquez sur Purger. L'opération s'exécute immédiatement sur les dates choisies.

Notre conseil : relisez vos réglages avant de passer une section en automatique ou de lancer une purge manuelle, car l'opération s'applique aussitôt.

Des garde-fous intégrés

Quels que soient vos réglages, trois protections s'appliquent :

• Rien au-delà d'hier : les données du jour et à venir ne sont jamais touchées, même avec une période manuelle très large.
• Les clients attendus sont protégés : une fiche qui porte encore un rendez-vous à venir n'est jamais purgée.
• Tout est journalisé : chaque purge laisse une trace de son exécution.

Bon à savoir, l'effet en cascade : anonymiser ou supprimer une fiche client applique le même traitement à ses rendez-vous. L'inverse n'est pas vrai. Anonymiser un rendez-vous le rattache à un client anonyme, et la fiche client reste intacte.

Livré désactivé, réglé à votre rythme

À la livraison, les six sections sont sur Désactivé : rien ne se déclenche tant que vous n'avez pas défini vos règles. Vous activez ce dont vous avez besoin, quand vous êtes prêt.

Le module applique vos règles, mais le choix des durées reste le vôtre en tant que responsable de traitement. Appuyez-vous sur votre délégué à la protection des données ou sur les référentiels de la CNIL. Certaines pièces, notamment médicales, ont une durée légale de conservation qui peut atteindre vingt ans : vérifiez-la avant d'activer la purge des documents.

Enfin, une demande individuelle de droit à l'effacement ne passe pas par ce module : elle se traite immédiatement depuis la fiche client ou depuis l'espace client.

My Simply Agenda : un agenda bien rangé, des données bien protégées.