Le document attendu arrive le jour du rendez-vous, ou pas du tout

Certains rendez-vous dépendent d'un document préparé à l'avance. Une agence a besoin d'un cahier des charges, un atelier de réparation d'une photo du problème à traiter, un centre de formation d'une convention, un service public d'un justificatif. Quand ce document arrive le jour même, ou ne vient pas, l'équipe reporte le rendez-vous ou improvise avec ce qu'elle a.

Avec My Simply Agenda, vous pouvez demander un document avant un rendez-vous, directement dans le parcours de réservation en ligne. Chaque prestation, c'est-à-dire le service que le client choisit au moment de réserver, peut accepter le dépôt d'un fichier. Si vous le souhaitez, vous rendez ce dépôt indispensable grâce à l'option « Obliger pièce jointe ».

Sans le fichier, la réservation en ligne n'aboutit pas

Le principe tient en une phrase : tant que le document manque, la réservation ne va pas au bout. Le client reste sur le formulaire, aucun rendez-vous n'est créé et aucune demande n'arrive sur votre planning.

Il n'y a donc rien à trier ni à refuser. Les rendez-vous pris en ligne sur cette prestation sont ceux pour lesquels le client a joint le document au moment de réserver.

Trois réglages, prestation par prestation

Le bloc Pièce jointe de la fiche prestation réunit trois réglages qui se complètent :

• Activer : ouvre la possibilité de déposer un fichier pendant la réservation. Employé seul, ce réglage laisse le dépôt facultatif.
• Description sur web : le texte affiché au client pour lui dire ce qu'il doit fournir. Mieux vaut l'adapter à votre métier qu'un intitulé générique, par exemple « Photo de l'appareil à réparer » ou « Cahier des charges du projet ».
• Obliger pièce jointe : rend le dépôt indispensable pour que la réservation aboutisse.

Ces réglages se posent sur chaque prestation séparément. Une agence peut ainsi exiger un cahier des charges pour un premier rendez-vous de cadrage, et laisser le dépôt libre pour un simple point d'étape.

Quelques exemples de consignes, d'un métier à l'autre :

Un champ requis pour l'information qui tient en une ligne

Tout ne demande pas un fichier. Un numéro de dossier pour un service public, le kilométrage du véhicule pour un garage, le numéro de session pour un centre de formation ou la référence de l'équipement à dépanner pour un service technique se recueillent mieux dans un champ supplémentaire du rendez-vous. Cinq champs sont disponibles, et ils décrivent chaque venue plutôt que le client.

Pour qu'un champ apparaisse, deux conditions doivent être réunies : il doit être activé et rattaché à la prestation. Marqué « Requis », il bloque la réservation tant qu'il est vide, comme la pièce jointe obligatoire. Il s'affiche à la dernière étape du parcours, dans le bloc « Informations complémentaires du rendez-vous ».

Demander un document avant un rendez-vous : ce que voient le client et l'équipe

Côté client : une consigne au moment de réserver

Le client lit le texte que vous avez rédigé et dépose son fichier pendant la réservation. Si l'obligation est active et que le fichier manque, il ne peut pas finaliser : il reste sur le formulaire jusqu'à ce qu'il l'ait joint.

Côté équipe : le document sur la fiche du rendez-vous

Le fichier remonte sur la fiche du rendez-vous, dans l'espace d'administration, où il se consulte directement. La personne qui prépare la journée l'a sous la main au même endroit que le reste du rendez-vous.

Ce qu'il faut savoir avant de rendre le document obligatoire

• Aucune relance : un client qui renonce faute de document ne laisse aucune trace. Personne n'est prévenu, et aucun message ne part pour lui réclamer le fichier. D'où l'intérêt d'une consigne précise dans la description affichée au client.
• Prestations de groupe : le réglage « Saisie ou pièce jointe » accepte la réservation dès que le client a renseigné ses accompagnants ou déposé un document. L'activer désactive l'obligation de pièce jointe, car les deux s'excluent. Si le document doit être fourni dans tous les cas, c'est l'obligation seule qu'il faut conserver.
• Conservation des fichiers : les documents des rendez-vous passés relèvent de la section Documents importés du module RGPD, qui ne propose que la suppression. Certaines pièces sont soumises à une durée légale de conservation pouvant atteindre vingt ans : vos obligations sont à vérifier avant de régler vos durées de conservation.

Où se trouvent ces réglages

Les trois réglages se trouvent sur la fiche de la prestation, dans l'écran Prestations de l'espace d'administration. Ils ne figurent pas dans le formulaire de création : ils apparaissent une fois la prestation enregistrée, en la sélectionnant dans la liste. Un compte de rôle employé n'a pas accès à l'écran Prestations.

Bon à savoir : si vous souhaitez aussi examiner le document avant d'accepter le rendez-vous, l'option « Confirmation des Rendez-vous internet » transforme chaque réservation en ligne en demande. Le rendez-vous apparaît en attente, et l'équipe le confirme ou le refuse.

Les questions qui reviennent sur le document obligatoire

L'équipe sait-elle qu'un client a abandonné sa réservation ?

Non. Sans le document, la réservation n'aboutit pas : il n'existe ni rendez-vous ni demande, et rien n'apparaît sur le planning.

Peut-on exiger un document pour une seule prestation ?

Oui. La pièce jointe se règle prestation par prestation : vous l'activez et la rendez obligatoire uniquement là où elle est utile, les autres prestations restant inchangées.

Un document demandé au moment de la réservation, c'est un rendez-vous qui commence avec ce qu'il faut sur la table. Vous choisissez les prestations concernées, vous rédigez la consigne, et seules les réservations complètes arrivent sur votre planning. My Simply Agenda s'essaie gratuitement pendant trente jours, avec un accompagnement au paramétrage initial et un support gratuit.

My Simply Agenda : chaque rendez-vous arrive avec son dossier.