Quand le règlement attend le jour du rendez-vous

Un client réserve un créneau en ligne, puis règle sur place le jour venu. Pour une place dans un atelier, une session dans un centre de formation ou une intervention préparée à l'avance, vous préféreriez souvent que le règlement précède le rendez-vous. Sans encaissement au moment de la réservation, le créneau est pris sans que rien n'ait été réglé.

My Simply Agenda vous permet d'exiger le paiement en ligne dès la réservation d'un rendez-vous. Le client règle depuis votre page de réservation, au moment où il valide son créneau. C'est l'option « Obliger paiement », qui se règle prestation par prestation (une prestation étant ce que le client choisit de réserver).

Le paiement en ligne comme condition de la réservation du rendez-vous

Le principe tient en une règle : tant que le paiement n'est pas abouti, le rendez-vous n'est pas confirmé. Le client ne réserve donc pas d'abord pour payer plus tard. Il paie pour que sa réservation soit acquise.

Le règlement se fait en une fois. Si le client a choisi plusieurs prestations dans le même parcours, leurs tarifs s'additionnent, et le récapitulatif lui présente le montant total avant qu'il ne confirme.

Trois réglages qui travaillent ensemble

• Obliger paiement : activé sur une prestation, il conditionne sa réservation au règlement en ligne. Vous pouvez l'activer sur certaines prestations seulement et laisser les autres sans paiement obligatoire.
• Les modules de paiement : quatre solutions sont proposées, la carte bancaire via Afone, PayPal, Stripe et Systempay (la solution de la Banque Populaire). Elles peuvent être actives en même temps, et le client choisit alors son moyen de paiement. Un module actif vaut pour toutes les prestations.
• Le délai de paiement : le réglage « Suppression des rendez-vous en attente de paiement » fixe combien de temps un rendez-vous non réglé garde son créneau. Les durées proposées vont de cinq à trente minutes.

Ce que voient vos clients et votre équipe

Côté client : un parcours qui se termine par le règlement

Le client suit le parcours habituel : la prestation, le créneau, puis ses coordonnées. Le récapitulatif l'accompagne jusqu'au bout avec la prestation, le montant, la durée et le lieu. Au moment de valider sa réservation, il choisit son moyen de paiement parmi les modules que vous avez activés.

Pendant le règlement, le créneau lui est réservé : personne d'autre ne peut le prendre. Si le client abandonne en cours de route, le rendez-vous est supprimé une fois le délai écoulé, et le créneau redevient disponible pour les autres.

Côté équipe : la trace de chaque encaissement

Sur la fiche du rendez-vous, l'en-tête reprend les informations du règlement : son statut, sa référence, le numéro de transaction fourni par le prestataire et le nom de la solution utilisée. Ces informations sont renseignées par le prestataire qui a encaissé.

Le tableau de bord compte les rendez-vous payés, depuis la création de votre licence. Sur un rendez-vous de groupe, un filtre isole les participants ayant réglé. Si le module de facturation est actif, une facture peut aussi être générée automatiquement dès que le règlement en ligne a été accepté.

Ce que la plateforme enregistre, et ce qu'elle ignore

• Seul l'encaissement en ligne est enregistré : l'espace d'administration ne permet pas de marquer un rendez-vous comme payé. Un règlement reçu autrement n'apparaît nulle part.
• Le paiement sur place reste inconnu : quand le paiement n'est pas obligatoire, le client se voit proposer « Payer sur place » à côté des moyens en ligne. S'il le choisit, le statut de paiement du rendez-vous reste à Aucun, quoi qu'il se passe ensuite au comptoir.
• Pas d'acompte : la plateforme ne gère pas d'acompte à ce jour. Le montant est réglé en une fois.
• Délai désactivé, créneau bloqué : si vous laissez le délai de paiement sur Désactivée, un rendez-vous resté impayé garde son créneau sans limite.
• Tarifs non rétroactifs : changer le prix d'une prestation n'a aucun effet sur les rendez-vous déjà pris.

Bon à savoir : chaque module dispose d'une bascule entre mode test et production. Laissé en mode test, il n'encaisse aucun paiement réel. Vérifiez cette bascule avant la mise en service.

Activer et régler le paiement obligatoire

Le paiement suppose qu'un module de paiement soit actif. Les modules de paiement sont proposés sur devis, et leur activation passe par le service commercial : elle ne se déclenche pas depuis l'espace d'administration.

Chaque module se configure ensuite depuis sa propre vignette de l'écran Modules, avec les identifiants du compte que vous avez ouvert chez le prestataire : par exemple un numéro VAD et une clé secrète pour Afone, une clé secrète et un secret de webhook pour Stripe. Ces clés donnent accès à votre compte d'encaissement : ne les communiquez à personne.

L'option « Obliger paiement » se règle sur la fiche de chaque prestation. Le délai de paiement se trouve dans Paramètres, onglet Paramètres généraux, un écran accessible au seul super administrateur. Pour savoir qui voit quoi dans votre équipe, l'article sur la gestion des droits utilisateurs détaille les quatre rôles.

Notre conseil : réglez un délai de paiement plutôt que de le laisser désactivé. Un créneau abandonné en cours de règlement retrouve alors sa place dans la grille au bout de quelques minutes, sans que votre équipe ait à intervenir.

Questions fréquentes

Peut-on proposer le paiement en ligne sans l'imposer ?

Oui. Avec un module actif et l'option désactivée sur la prestation, le client voit les moyens de paiement en ligne et le bouton « Payer sur place ». Il choisit. Gardez seulement en tête qu'un paiement sur place n'est pas enregistré.

Peut-on choisir un moyen de paiement différent selon la prestation ?

Non. Dès qu'un module est en service, il est disponible pour l'ensemble des prestations. Si plusieurs modules sont actifs, c'est le client qui choisit le sien.

Peut-on demander un acompte puis le solde le jour du rendez-vous ?

Pas à ce jour. Le paiement se fait en une fois, pour le montant de la ou des prestations réservées.

Une réservation acquise, un règlement tracé

Avec le paiement obligatoire, chaque réservation confirmée correspond à un règlement reçu, et chaque encaissement laisse sa trace sur la fiche du rendez-vous. Si vous attendez aussi un document de vos clients, la pièce jointe obligatoire se règle elle aussi prestation par prestation. L'essai gratuit de trente jours, le support gratuit et l'accompagnement au paramétrage initial permettent de mettre My Simply Agenda en place à votre rythme.

My Simply Agenda : le créneau réservé, le règlement en poche.