Quand quelques clients réservent tous les créneaux d'avance

Votre page de réservation en ligne est ouverte à tous, et c'est bien le but. Il arrive pourtant qu'un client prévoyant réserve d'un coup plusieurs rendez-vous sur les semaines à venir : un cours chaque semaine dans une salle de sport, plusieurs ateliers à la suite, des créneaux posés « au cas où ». Les autres clients, eux, trouvent moins de place quand ils arrivent.

My Simply Agenda vous permet de limiter le nombre de rendez-vous par client sur la réservation en ligne. L'option « Nombre de rendez-vous maximum » fixe combien de rendez-vous à venir un même client peut détenir en même temps. Une seconde option, « Alerte du max de rdvs annuel », propose l'approche inverse : laisser la réservation se faire et prévenir l'équipe du dépassement.

Un plafond qui vise un client, jamais l'agenda entier

Le principe tient en une idée : le plafond porte sur ce que détient un même client, pas sur la capacité de votre planning. Si vous le réglez à 3, par exemple, un client qui a déjà trois rendez-vous à venir ne peut plus en prendre un quatrième en ligne. Les autres clients continuent de réserver normalement sur les créneaux libres.

Ce réglage ne concerne que la réservation en ligne. Il ne ferme rien pour votre équipe, qui reste libre de poser des rendez-vous depuis l'espace d'administration.

Limiter le nombre de rendez-vous par client : refuser ou laisser passer

Tout part du même réglage : dans « Nombre de rendez-vous maximum », vous indiquez combien de rendez-vous à venir un même client peut détenir. Ce qui se passe quand il atteint ce nombre dépend ensuite d'une seconde option, « Alerte du max de rdvs annuel ». Désactivée, le plafond bloque la réservation. Activée, il la laisse passer et la signale à l'équipe.

Réservation bloquée : la règle s'applique d'elle-même

Avec le plafond seul, un client qui a atteint sa limite et tente de réserver un rendez-vous de plus se voit refuser la réservation en ligne, avec un message qui le lui indique. La réservation n'aboutit pas : aucun rendez-vous n'est créé, et il n'y a rien à traiter au planning.

C'est le fonctionnement le plus simple à vivre, puisqu'il ne demande aucune intervention à l'équipe. Il convient quand un dépassement n'a pas lieu d'être, par exemple si chaque client d'un atelier très demandé ne doit garder qu'un nombre fixe de créneaux d'avance.

Réservation autorisée avec signalement : l'équipe arbitre

Activer l'alerte ne s'ajoute pas au plafond, cela en change la nature. Le client qui dépasse sa limite peut réserver en ligne comme d'habitude, le rendez-vous est créé, et sa fiche affiche un bandeau qui signale le dépassement. Le décompte peut suivre l'année civile ou l'année scolaire.

Ce fonctionnement répond aux activités où dépasser la limite est souvent légitime : refuser d'office serait alors contre-productif. Plutôt qu'une règle qui tranche seule, vous obtenez un signal, et c'est votre équipe qui décide au cas par cas.

Une troisième option, distincte des deux autres, porte sur la répétition : « Réserver même rendez-vous » décide si un client peut réserver plusieurs fois la même prestation, c'est-à-dire le service que vous proposez à la réservation (un cours, un entretien, une intervention).

Notre conseil : pour choisir, demandez-vous qui doit trancher quand un client dépasse la limite. Si la réponse est toujours non, le plafond seul vous épargne toute intervention. Si cela dépend du client et de sa demande, l'alerte vous laisse cette décision.

Ce que voient vos clients et votre équipe

En ligne : un message de refus, ou une réservation qui aboutit

Avec le plafond seul, le client concerné ne va pas au bout : la réservation est refusée et un message lui explique pourquoi. Aucun rendez-vous n'est créé, et rien n'apparaît sur le planning.

Avec l'alerte activée, le parcours se déroule comme pour n'importe quelle réservation. Le client prend son rendez-vous, et c'est côté équipe que le dépassement se signale.

Au planning : un bandeau, et l'équipe qui décide

Lorsque l'alerte est active, la fiche du rendez-vous porte un bandeau indiquant que le client a dépassé son quota. Le rendez-vous est maintenu tant qu'aucune décision n'a été prise. Il revient ensuite à la personne qui gère l'agenda de traiter le cas : rappeler le client pour comprendre sa demande, maintenir le rendez-vous, le déplacer ou l'annuler.

Dans tous les cas, l'équipe n'est jamais bloquée par le plafond. Un client d'un centre de formation appelle pour ajouter une session alors qu'il a atteint sa limite ? Vous pouvez la lui poser depuis l'espace d'administration, comme n'importe quel autre rendez-vous.

Ce qu'il faut savoir avant de régler le plafond

• Une limite pour toute la licence : l'option fait partie des réglages transverses, ceux qui ne dépendent ni d'un lieu, ni d'un agenda, ni d'une prestation. La même limite vaut donc partout.
• Rien ne se décide automatiquement : avec l'alerte, le dépassement se lit sur la fiche du rendez-vous, sous forme de bandeau. La suite à donner reste un choix de votre équipe.
• Un autre réglage pour tout valider : si vous souhaitez examiner chaque réservation en ligne avant qu'elle soit acquise, quel que soit le nombre de rendez-vous du client, c'est l'option présentée dans notre article sur la confirmation des rendez-vous internet.

Bon à savoir : le plafond par client n'a rien à voir avec l'alerte « agenda plein ». Celle-ci envoie un mail au responsable d'un agenda quand la période surveillée ne contient plus aucune disponibilité, sans rien bloquer ni ouvrir. Ce sont deux mécanismes distincts.

Où se règlent ces options

Les trois options se trouvent dans les Paramètres supplémentaires de l'espace d'administration. L'écran Paramètres est accessible au super administrateur : le rôle administrateur n'y a pas accès.

La pose de rendez-vous par l'équipe dépend, elle, des droits de chacun, définis prestation par prestation. Pour savoir qui peut créer, modifier ou supprimer un rendez-vous, un article dédié détaille ces réglages.

Questions fréquentes sur le plafond de rendez-vous

Le plafond bloque-t-il l'agenda quand il est atteint ?

Non. Il ne concerne que le client qui l'a atteint : les autres continuent de réserver en ligne, et votre équipe peut toujours poser un rendez-vous en interne.

Peut-on suivre l'année scolaire plutôt que l'année civile ?

Oui, lorsque l'alerte est activée : le décompte peut suivre l'année civile ou l'année scolaire, selon le rythme de votre activité.

Des créneaux mieux partagés, sans perdre la main

Fixer une limite ferme, ou laisser passer et arbitrer au cas par cas : dans les deux cas, vous décidez de ce qu'un même client peut garder pour lui en ligne, et votre équipe conserve toute latitude au planning. My Simply Agenda s'essaie gratuitement pendant trente jours, avec un accompagnement au paramétrage initial et un support gratuit, pendant l'essai comme après l'adhésion.

My Simply Agenda : des créneaux pour chacun, la décision pour vous.